Comprendre les avantages de l’archivage électronique n’a rien d’évident, surtout quand on avait l’habitude de tout faire via des archives papier. Mais savoir qu’il faut en plus, opter pour le meilleur type d’archivage digital ; parce qu’il y en a plusieurs peut vraiment décourager le chef d’entreprise qui sait qu’il est pourtant tenu, de par la loi sur la transition numérique, de trancher. Voici quelques éléments qui peuvent l’aider à faire le meilleur choix.
Les différentes formes sous lesquelles on peut archiver des documents professionnels
Il faut en premier lieu ; dans le but de rassurer l’entrepreneur ; préciser que l’on parle davantage de solution de gestion documentaire qu’il faudra choisir ; plutôt que de différents types d’archivage.
Il s’agit généralement d’une erreur de langage qui tend malheureusement à rendre encore plus difficile cette transition alors que les chefs d’entreprise devraient voir en elle un renouveau pour leur structure et la possibilité ; entre autres ; de gagner en productivité.
En effet, le temps de recherche d’un document ou d’une information qu’il contient se fait en quelques secondes alors que des études ont prouvé qu’un salarié pouvait perdre un quart de son temps de productivité quand il ne trouvait pas ce dont il a besoin, dans une salle des archives papier mal ordonnée.
Le choix de l’outil qui sera utilisé pour la gestion documentaire est la GED (gestion électronique des documents), le coffre-fort numérique ou encore le Système d’Archivage Electronique (SAE).
Quel est celui qui sera parfait pour la structure ? Il faut savoir que la différence réside principalement en le type de documents qui doivent être gardés.
On optera plus facilement pour la GED par exemple pour ce que l’on appelle les documents vivants et plus pour le SAE pour les documents figés. Un peu perdu ?
Parce que beaucoup de choix doivent être faits et que cela engage la structure, il est important de se faire aider. Pourquoi pas par une société d’archivage ?
Aide à la transition numérique : ce qu’il faut retenir
Eh oui, des sociétés qui se spécialisent dans l’archivage existent bel et bien. Et si elles excellaient déjà en ce qui concerne les documents papiers, elles ont dû, elles aussi, se former à la transition numérique, pour voler au secours des entrepreneurs toujours plus accaparés par leur agenda et leur volonté de développer leur entreprise et qui voient en la transition numérique une contrainte de plus.
Car avant de choisir une solution de conservation, il s’agit en premier lieu de voir où en est la structure quant à la transition numérique.
Si elle s’est bornée à mettre en place la facture électronique mais que tous ses documents papier s’entassent dans la salle des archives sans ordre précis, il sera difficile de profiter de tous les avantages qu’offre l’archivage numérique.
Car qui ne souhaiterait pas être plus productif, plus concurrentiel, voir que ses salariés ont plus confiance en eux, du fait d’un travail facilité ?
Car c’est bien les enjeux de cette numérisation. De quoi avoir envie de la mettre en place.
Pour cela, la première étape consiste en le fait de demander l’audit de professionnels. Quand ces derniers se rendent sur place, ils savent s’ils peuvent compter sur une salle des archives bien ordonnée ou non.
Dans le premier cas, ils vont s’assurer que chaque document est encore valide (durée légale de conservation), supprimer les documents obsolètes et procéder à la numérisation avec des machines et des outils professionnels, afin de trouver ensuite la meilleure solution d’archivage.
Dans le deuxième, tout sera trié, ordonné et classé sous format papier. Ensuite, viendra le moment de la numérisation avec pour finalité, le choix entre la GED, le SAE ou le coffre-fort numérique, en accord avec l’entrepreneur.